رئيس قسم الوثائق والمحفوظات

المسمى الوظيفي: رئيس قسم الوثائق والمحفوظات تعلن جامعة ظفار عن توفر شاغر وظيفي بمسمى رئيس قسم الوثائق والمحفوظات، للإشراف على إدارة وتنظيم وحفظ الوثائق والمحفوظات الورقية والإلكترونية بالجامعة، وتطوير وتطبيق الأنظمة والإجراءات المتعلقة بها، بما يضمن كفاءة إدارة الوثائق وسهولة استرجاعها والمحافظة على سريتها وسلامتها، والالتزام بالتشريعات والأنظمة المعمول بها في سلطنة عُمان. الاختصاصات والمسؤوليات 1. الإشراف على أعمال قسم الوثائق والمحفوظات، ووضع خطط وبرامج العمل ومتابعة تنفيذها. 2. تطوير وتطبيق سياسات وإجراءات إدارة الوثائق والمحفوظات، وضمان الالتزام بالتشريعات والأنظمة المعمول بها. 3. الإشراف على تصنيف الوثائق وإدارة دورة حياتها، وتطبيق جداول مدد الاستبقاء وإجراءات الحفظ والترحيل والإتلاف. 4. الإشراف على إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية ومشاريع الأرشفة والرقمنة، والمشاركة في تطوير أنظمة إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية. 5. ضمان سرية الوثائق وسلامتها وتنظيم صلاحيات الوصول إليها، وإدارة المخاطر المرتبطة بحمايتها واستعادتها. 6. التنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والوحدات التنظيمية بالجامعة والجهات ذات العلاقة فيما يخص إدارة الوثائق والمحفوظات. 7. إعداد التقارير والإحصاءات ومؤشرات الأداء، وتعزيز الوعي بالممارسات الصحيحة لإدارة الوثائق والمحفوظات. 8. الإشراف على موظفي القسم، وتوزيع المهام، ومتابعة الأداء وتحديد الاحتياجات التدريبية. المهارات والكفاءات المطلوبة 1. معرفة متقدمة بمبادئ وممارسات إدارة الوثائق والمحفوظات والتشريعات واللوائح ذات الصلة. 2. معرفة بأنظمة تصنيف الوثائق وجداول مدد الاستبقاء وإجراءات الترحيل والإتلاف. 3. معرفة جيدة بإدارة الوثائق الإلكترونية والأرشفة والرقمنة وأنظمة EDRMS، والإلمام بالمعايير المهنية ذات الصلة، بما فيها ISO 15489. 4. مهارات قيادية وإشرافية، والقدرة على إدارة فرق العمل. 5. مهارات جيدة في التخطيط والتنظيم والتحليل وحل المشكلات وإعداد السياسات والإجراءات والتقارير. 6. الالتزام بالسرية والنزاهة والدقة في التعامل مع المعلومات والوثائق. 7. إجادة استخدام تطبيقات الحاسب الآلي واللغة الإنجليزية. المؤهلات العلمية 1. درجة البكالوريوس كحد أدنى في إدارة الوثائق والمحفوظات، علم الأرشيف، علم المعلومات، المكتبات والمعلومات 2. يفضل الحاصلون على درجة الماجستير في إدارة الوثائق والمحفوظات أو إدارة المعلومات أو تخصص ذي صلة. الخبرة 1. خبرة عملية لا تقل عن 8 سنوات في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات أو إدارة السجلات. 2. خبرة لا تقل عن 5 سنوات في وظيفة إشرافية أو قيادية ضمن مجال ذي صلة. 3. يفضل من لديه خبرة سابقة في الجامعات أو مؤسسات التعليم العالي أو المؤسسات الحكومية أو المؤسسات الكبيرة.