Procurement Manager

EMPLOYEE JOB DESCRIPTION JOB PURPOSE: To manage the procurement team and hold responsibility over department to ensure all ADCs material and service requirements are met as per the assigned budgets and business objectives are achieved all the while complying with industry and ADC quality and safety standards. KEY ACCOUNTABILITIES: Description General Procurement Activity Ensure that the procurement activities are carried out in accordance with the established policies and procedures, review purchase requests and ensure that adequate scope of work, cost estimate and budget has been provided for processing the tender. Resource Allocation Plan and allocate procurement resource requirements by reviewing and monitoring purchase requests from departments and comparing with business plans to recommend any changes to department budgets or policies and procedures to adapt to the changing nature and size of the workforce. Supplier Selection Participate in the selection of suppliers by assisting in RFP issuance and facilitate the tendering and evaluation process by reviewing proposals from a cost perspective in accordance with the ADC procurement policies and procedures. Contract Document & Negotiation Participate in the identification and formulation of standard sets of appropriate terms and conditions suitable for various types of Contracts to form part of tender packages. Participate in negotiations with vendors and contractors where applicable per the tender process. Review and approve critical documents including but not limited to the Technical Material Requirement (TMR) issued by end users, purchase orders, contract extensions, call of agreements and re-float requests for quotations to ensure effectiveness and proper control of bid management operations. Collaborate with Marketing and Contracts to ensure that purchase contracts issued are fully supportive of prime contract negotiated on behalf of the Company. Communication & Monitoring Communicate the requirement of operational procedures and instructions to subordinates and monitor their adherence so that work is carried out in a controlled manner. Day-to-Day Activities Manage and oversee the activities of Procurement Agents, Buyers and Procurement Specialists to provide the necessary guidance to conduct their day-to-day activities. Assign buyers to new contracts and agreements pertaining to ship repairs, maintenance and refits as well as review large purchase orders as required to ensure that the process is carried out effectively. Cost saving Identify, evaluate and capitalise on opportunities to reduce costs by improving the organisations buying patterns and supply channels. Negotiate with suppliers/ vendors to purchase required materials at optimum price and delivery, and to meet cost saving objective. Vendor / Supplier Management Oversee and manage the relationships with suppliers / vendors to ensure that material delivery corresponds to requirements and schedule commitments made at time of purchase order issue. Resolve complaints / issues related to suppliers / vendors or direct the same to the SM procurement and Contracts where appropriate, to ensure its timely resolution and enable building and maintaining strong business relationships. Evaluate new suppliers to create a comprehensive bidders list and ensure that all accepted suppliers can cater to ADC requirements. Continuous Improvement Establish and maintain an environment receptive to continuous improvement methodologies and initiatives. Motivate subordinates and identify opportunities for continuous improvement of systems, processes and practices considering international leading practices, improvement of business processes, cost reduction and productivity improvement. Policies, Systems, Processes & Procedures Recommend improvements to departmental procedures and controls so that all relevant policy / procedural requirements are fulfilled while delivering a quality and cost-effective service to customers, Identify and suggest changes to the Procurement Policies and Procedures in order to maintain high levels of effectiveness within the Procurement Department. Quality, Health, Safety, & Environment Ensure compliance to all relevant quality, health, safety and environmental management procedures and controls across the department to guarantee employee safety, compliance, delivery of high-quality products/ service and a responsible environmental attitude COMMUNICATIONS & WORKING RELATIONSHIPS: Internal: Department Head – Supply Chain Management Direct reports Procurement and contracts staff All user departments within ADC Tender and/or any relevant committees Finance External: Suppliers Contractors Consultants QUALIFICATIONS, EXPERIENCE & SKILLS: Minimum Qualifications: Bachelors Degree in business administration or engineering or an equivalent qualification Minimum Experience: 8 years experience in procurement and contracts Experience in the ship building/repair or related industry is an advantage Job-Specific Knowledge & Skills: Knowledge of procurement and contracts processes and practices Knowledge of international import/export rules and regulations Awareness of Customs rules and regulations Negotiation skills Analytical skills Communication skills Customer service skills Supervisory and teamwork skills Computer skills الغرض من الوظيفة: إدارة فريق المشتريات وتحمّل المسؤولية الكاملة عن القسم، لضمان تلبية جميع احتياجات الشركة من المواد والخدمات وفق الميزانيات المعتمدة، وتحقيق الأهداف التشغيلية، مع الالتزام بمعايير الجودة والسلامة المعتمدة في الشركة وضمن متطلبات القطاع. المسؤوليات الرئيسية: أولاً: أنشطة المشتريات العامة ضمان تنفيذ أنشطة المشتريات وفق السياسات والإجراءات المعتمدة، ومراجعة طلبات الشراء والتأكد من توفر نطاق عمل واضح وتقدير مناسب للتكاليف وميزانية معتمدة قبل طرحها للمنافسة. ثانياً: تخصيص الموارد تخطيط وتخصيص احتياجات موارد المشتريات من خلال مراجعة ومتابعة طلبات الشراء الواردة من الأقسام المختلفة ومقارنتها مع خطط العمل، مع التوصية بإجراء التعديلات اللازمة على ميزانيات القسم أو السياسات والإجراءات بما يتناسب مع التغير في طبيعة وحجم القوى العاملة. ثالثاً: اختيار الموردين المشاركة في اختيار الموردين من خلال المساهمة في إصدار طلبات تقديم العروض، وتسهيل عمليات الطرح والتقييم عبر مراجعة العروض من الناحية المالية، وفقاً لسياسات وإجراءات المشتريات المعتمدة في الشركة. رابعاً: وثائق العقود والتفاوض المشاركة في إعداد وصياغة الشروط والأحكام القياسية المناسبة لمختلف أنواع العقود لتكون جزءاً من مستندات الطرح. المشاركة في التفاوض مع الموردين والمقاولين حسب متطلبات عملية الطرح. مراجعة واعتماد الوثائق الهامة، بما في ذلك متطلبات المواد الفنية الصادرة من المستخدمين النهائيين، وأوامر الشراء، وتمديدات العقود، واتفاقيات الطلب، وإعادة طرح طلبات تقديم العروض، لضمان فعالية وإحكام إدارة عمليات المنافسات. التعاون مع إدارة التسويق والعقود لضمان توافق عقود الشراء مع العقد الرئيسي المبرم لصالح الشركة. خامساً: الاتصال والمتابعة توضيح متطلبات الإجراءات التشغيلية والتعليمات للمرؤوسين، ومتابعة التزامهم بها لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومنضبطة. سادساً: الأنشطة اليومية إدارة والإشراف على أعمال موظفي المشتريات والمشترين وأخصائيي المشتريات، وتقديم التوجيه اللازم لتنفيذ مهامهم اليومية. توزيع المشترين على العقود والاتفاقيات الجديدة المتعلقة بإصلاح السفن وصيانتها وتجديدها، ومراجعة أوامر الشراء الكبيرة عند الحاجة لضمان كفاءة التنفيذ. سابعاً: خفض التكاليف تحديد وتقييم واستغلال الفرص المتاحة لخفض التكاليف من خلال تحسين أنماط الشراء وقنوات التوريد. التفاوض مع الموردين للحصول على المواد المطلوبة بأفضل الأسعار وشروط التسليم بما يحقق أهداف خفض التكاليف. ثامناً: إدارة الموردين الإشراف على علاقات الموردين وإدارتها لضمان توافق تسليم المواد مع المتطلبات والجداول الزمنية المتفق عليها. معالجة الشكاوى والمشكلات المتعلقة بالموردين أو إحالتها إلى الإدارة المختصة عند الحاجة لضمان حلها في الوقت المناسب وبناء علاقات عمل قوية ومستدامة. تقييم الموردين الجدد لإعداد قائمة شاملة بالمؤهلين، والتأكد من قدرتهم على تلبية متطلبات الشركة. تاسعاً: التحسين المستمر تهيئة بيئة عمل داعمة لتطبيق منهجيات ومبادرات التحسين المستمر. تحفيز المرؤوسين وتحديد فرص تطوير الأنظمة والإجراءات والممارسات بما يتماشى مع أفضل الممارسات العالمية، ويسهم في تحسين العمليات وخفض التكاليف وزيادة الإنتاجية. عاشراً: السياسات والأنظمة والإجراءات اقتراح تحسينات على إجراءات وضوابط القسم لضمان الالتزام بالسياسات المعتمدة مع تقديم خدمات ذات جودة عالية وتكلفة فعالة. تحديد واقتراح التعديلات اللازمة على سياسات وإجراءات المشتريات لتعزيز كفاءة وفعالية عمل القسم. أحد عشر: الجودة والصحة والسلامة والبيئة ضمان الالتزام بجميع إجراءات وضوابط إدارة الجودة والصحة والسلامة والبيئة، بما يكفل سلامة الموظفين والامتثال للمتطلبات وتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة وتعزيز المسؤولية البيئية. الاتصالات وعلاقات العمل: داخلياً: رئيس قسم إدارة سلسلة الإمداد المرؤوسون المباشرون موظفو المشتريات والعقود جميع الأقسام المستفيدة داخل الشركة لجان المناقصات و/أو أي لجان ذات صلة الإدارة المالية خارجياً: الموردون المقاولون الاستشاريون المؤهلات والخبرة والمهارات: الحد الأدنى من المؤهلات: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو في أحد التخصصات الهندسية أو ما يعادلها. الحد الأدنى من الخبرة: خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مجال المشتريات والعقود. تُعد الخبرة في مجال بناء أو إصلاح السفن أو أي مجال ذي صلة ميزة إضافية. المعارف والمهارات الخاصة بالوظيفة: معرفة بعمليات وإجراءات المشتريات والعقود. الإلمام بالقواعد والأنظمة الدولية للاستيراد والتصدير. الإلمام بأنظمة ولوائح الجمارك. مهارات التفاوض. مهارات تحليلية. مهارات الاتصال والتواصل. مهارات خدمة العملاء. مهارات الإشراف والعمل ضمن فريق. مهارات استخدام الحاسوب.